Problemas de Productividad.
México se ha distinguido en los últimos años como uno de los países en dónde la gente pasa más horas en el trabajo, no obstante su productividad es la peor dentro de los países pertenecientes a la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos). Esta situación definitivamente no es nada halagadora, y uno de los principales problemas reside en la falta de planeación y control con el que desarrollamos nuestras actividades.
Los emprendedores y las empresas, sin importar su tamaño deben de adoptar la implementación de planes de Negocio, de Mercadotecnia o Metodologías de Administración de Proyectos con la finalidad de mejorar sus propios índices de productividad. Estas herramientas resultan altamente efectivas porque permiten visualizar y establecer estrategias en corto, mediano y largo plazo que además pueden ser evaluadas conforme se ejecutan.
Adoptando la Productividad.
Ahora, lo anterior no significa necesariamente que las empresas tengan que invertir cantidades exorbitantes de dinero en esto, muchas veces lo único que tienen que hacer es adoptar estas herramientas para las actividades que ya realizan. Por ejemplo, muchos emprendedores aún cuando no desarrollan sus proyectos bajo un Plan de Negocios, la realidad es que sí llevan a cabo muchas de las actividades que se documentan en estos. La gran diferencia es que la adopción de un Plan de Negocios les ayuda a estructurar, establecer y posteriormente evaluar su emprendimiento.
Ya sea que queramos implementar la Administración de Proyectos a nuestro negocio, o que simplemente queramos poner orden y control a nuestro día a día, la aplicación Trello nos otorga una herramienta práctica y amigable que recomendamos ampliamente.
Trello al Rescate.
La aplicación Trello está basada en el modelo Canvas y funciona a través de la creación de Tableros, los cuales podemos definir de acuerdo a una actividad o proyecto según nos convenga. Dentro de cada uno de estos tableros podemos crear listas, las cuales a su vez podrán tener tarjetas personalizables.
Las tarjetas tienen un título o descripción que es el que se visualiza dentro de la lista a la que pertenece. Adicionalmente, las tarjetas tienen la posibilidad de guardar comentarios y establecer los siguientes parámetros: Miembros, Etiquetas, Check List, Vencimiento y Archivos Adjuntos. De esta forma podemos tener toda la información que creamos conveniente para dar seguimiento a cada actividad para consultas posteriores y seguimiento.
La creación de las tarjetas es muy sencilla, pero además la aplicación nos permite arrastrar las tarjetas para modificar su orden o cambiarlas de lista según nos convenga. Posteriormente, las tarjetas pueden ser archivadas, de forma que no ocupen espacio en las listas y solo nos queden las tareas pendientes. De esta forma se puede llevar el control desde una lista de compras hasta el monitoreo de actividades dentro de un plan de proyecto.
Pero otra de las grandes bondades de Trello consiste en el hecho de que cada tablero puede ser compartido con un grupo de trabajo, con lo cual los movimientos de las tarjetas pueden ser visualizados por todos los miembros. De hecho cada tarjeta puede ser asignada a una o varias personas, de forma que cada quien pueda identificar sus tareas dentro del tablero de forma sencilla.
Otra forma práctica de usarlo es para compartir archivos, ya que se pueden incluir adjuntos en cada tarjeta. La aplicación permite también la búsqueda de términos dentro del contenido de las tarjetas.
Existe la posibilidad de mejorar las capacidades de Trello mediante el uso de Power-Ups, los cuales permiten agregar características, herramientas o interacciones con otras aplicaciones. Por mencionar unos ejemplos, tenemos la opción Butler y Calendario, la primera que nos permite automatizar acciones dentro del tablero mediante un mayordomo al que se le pueden hacer peticiones y la segunda con la posibilidad de visualizar las tarjetas en un calendario de acuerdo a su vencimiento.
Otra de las características que es realmente atractiva es que es gratis, y la aplicación se puede visualizar en una computadora o Smartphone (disponible para IOS y Android).
Dos recomendaciones para utilizar Trello.
Matriz de Administración de Tiempo de Covey: Crea un tablero con los cuatro cuadrantes sugeridos por Stephen Covey: Importante-Urgente, Importante-No Urgente, No Importante-Urgente, No Importante-No Urgente. Trello te permitirá crear tarjetas para cada actividad que debes realizar y de manera sencilla podrás clasificarla o re-clasificarla.
Técnica Pomodoro: Esta técnica de administración de tiempo se basa en dividir el tiempo dedicado a un trabajo siempre en intervalos de 25 minutos separados por pausas. Es importante mencionar que la persona debe avocarse totalmente a desarrollar la actividad programada durante cada intervalo utilizando un temporizador para iniciar y detener las actividades de forma estricta. Las pausas deben empezar por una duración de 5 minutos y la recomendación es que se vayan incrementando.
Para los que quieran aún más características, existe una versión de paga denominada Trello Gold, la cual nos permite mejorar la experiencia de uso y contar con herramientas adicionales.
Si quieres empezar a utilizar Trello la dirección es la siguiente: trello.com
Te dejamos adicionalmente un video que muestra su funcionamiento.
