Las preguntas sobre facturación electrónica parecen no terminar nunca y son pocas las personas que se toman el tiempo necesario para entender una situación que nos afecta a todos los que pagamos impuestos en México. Por esta razón hemos decidido desarrollar este artículo con la finalidad de explicar en términos generales qué es la facturación electrónica y responder las dudas más comunes.
Antecedentes:
Muchas personas aún siguen viendo el concepto de Facturación Electrónica como algo nuevo, sin embargo cabe señalar que México adoptó su utilización desde el año 2004. En un principio funcionó como un método alternativo para grandes empresas que querían hacer sus procesos más eficientes. Su uso generalizado y obligatorio comenzó a partir del año 2011, previendo algunas alternativas para contribuyentes que pudieran tener acceso limitado a una computadora y permitiendo un periodo de transición de un año en el que se podían seguir utilizando facturas impresas.
Lo que sucedía en ese momento era que la mayor parte de los contribuyentes, y lamentablemente los contadores, sabían muy poco del tema. Parecía que todos apostaban a que su adopción fracasaría, por lo cual, muchas personas físicas y morales decidieron imprimir cantidades importantes de facturas para evitar hasta el último momento posible llevar a cabo el cambio.
Lo que paso después fue que la autoridad siguió convenciéndose de las ventajas recaudatorias que le brindaba esta herramienta, y en vez de detenerse, decidió continuar adelante en su implementación. Fue así que buscó la forma de ofrecer alternativas sin costo para los contribuyentes más pequeños, y se dio a la tarea de mejorar las versiones de factura electrónica de acuerdo a sus necesidades.
Para el año 2014 se hizo obligatoria la facturación para todos los contribuyentes, además de que también se comenzaron a utilizar comprobantes digitales para los recibos de nómina. Pero, ¿qué quiere decir esto?, pues nada más y nada menos que el SAT recibe toda la información de nuestras compras y ventas en menos de 72 horas a partir de su realización.
De esta forma pasamos en un periodo de 12 años del CFD al CFDI 3.3 que entrará en vigor a partir del 1 de julio de 2017, aunque la obligatoriedad de esta última versión comienza a partir de diciembre de este mismo año gracias a una prórroga otorgada por el SAT.
¿Pero qué es la factura electrónica?
Para entenderlo, lo mejor es remontarnos al concepto original de factura. Por definición la factura es: cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago.
Las facturas impresas eran para la autoridad comprobantes por medio de los cuales un contribuyente podía demostrar que realizó una compra con fines de deducibilidad. Lo que la autoridad pedía era que dichos documentos tuvieran información y formatos específicos, además de exigir que una imprenta autorizada los produjera, con lo que se trataba de “asegurar” que no fueran apócrifos.
Con el desarrollo de impresoras y copiadoras a color, la falsificación de estos documentos se volvió más fácil, y las autoridades empezaron a ver los beneficios que la factura electrónica podría ofrecerles en términos de eficiencia en el intercambio de información y controles contra la falsificación.
La factura electrónica no es más que un archivo de texto con una estructura muy parecida a la utilizada en una página web actual. Cada archivo contiene la información de la transacción, y no se incluye ningún tipo de formato gráfico en ellos. La gran ventaja de esto resulta del hecho de que la información que recibe el SAT esta estandarizada completamente, por lo cual todos estos archivos pueden ser procesados y analizados, y en caso de no cumplir con cualquiera de los campos requeridos y sus características, estos pueden ser invalidados.
Mientras que las facturas impresas solo podían validarse medianamente por la calidad de impresión y los datos de autorización, las facturas electrónicas recurren a un sello electrónico que es una cadena de texto que se genera por medio de un algoritmo. Este sello también se deposita dentro del archivo XML y se forma a partir de los datos del CFDI que se está procesando, por lo cual cualquier dato que se cambiara en el documento, generaría una cadena totalmente diferente.
¿Para qué sirve el Anexo 20?
El Anexo 20 es el documento técnico generado por el SAT donde se especifica de forma extensiva todas las características específicas que deben de observarse para crear la estructura, forma y sintaxis de los CFDI generados por cualquier contribuyente (personas físicas o morales).
Aunque podemos considerar este Anexo 20 como las reglas del juego respecto a la forma en que se deben generar y tratar los comprobantes digitales, la realidad es que este documento va a ser utilizado principalmente por los departamentos de TI o proveedores de aplicaciones relacionadas. Para el usuario final, la aplicación de estas reglas será resuelto a través del software utilizado para la generación de los CFDI, lo único que debe de hacer es asegurarse que su proveedor de sistemas o servicios se encuentre certificado o demuestre tener dominio sobre la aplicación de dicho documento.
¿Qué son los PAC?
Aunado a todo lo anterior, el SAT hizo obligatorio que los comprobantes fiscales electrónicos fueran timbrados por un tercero denominado como Proveedor Autorizado de Certificación. Los PAC son empresas registradas y autorizadas por la autoridad que pueden ofrecer servicios de generación de CFDI y timbrado de los mismos.
A través de este timbre electrónico se da validez al CFDI y se certifica la fecha y hora de generación. Se trata de una cadena de texto que se agrega dentro de la estructura del XML original emitido por el cliente y es único para cada documento.
Elementos del timbrado:
- Folio Fiscal o UUID (UniversallyUniqueIdentifier ó Identificador único universal)
- Fecha del proceso e intercambio
- Sello del Comprobante Fiscal Digital
- Certificado del SAT
- Sello del SAT
La información requerida por el SAT para que la factura se pueda timbrar es:
- Que el RFC del contribuyente aparezca dentro de la lista de contribuyentes con obligación.
- Que no se exceda de 72 horas entre la fecha de origen del certificado y la recepción por parte del PAC.
- Que el mismo documento no haya sido timbrado con anterioridad por el PAC.
- Que el Certificado de Sello Digital del contribuyente emisor haya estado vigente al momento de la generación del documento y no haya sido cancelado.
- Que el documento cumpla con la especificación técnica del Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal.
Las obligaciones de los PAC son las siguientes:
- Validar los requisitos del comprobante
- Asignar folio fiscal
- Incorporar el sello digital del SAT
Los PAC y el SAT ofrecen servicios de facturación gratuitos para personas físicas, sin embargo son muy limitados, por lo cual la mayoría de los CFDI generados son con costo para el contribuyente a través de esquemas de precio que dependen principalmente del volumen contratado.
Por lo general los CFDI timbrados son enviados vía correo electrónico al contribuyente en formatos XML y PDF. Sin embargo, es importante mencionar que el archivo XML es el único con validez oficial que debe ser guardado por el contribuyente, y además que el SAT ofrece la posibilidad de recuperar los CFDI emitidos accediendo a través su portal.
Los últimos cambios, versión 3.3.
Los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) han evolucionado desde su introducción, lo cual nos ha llevado hasta el día de hoy a la versión 3.3 que entra en función a partir de julio de 2017.
Lo que normalmente sucede entre cada versión es que la autoridad modifica la estructura del documento agregando o suprimiendo campos de información que pueden ser opcionales u obligatorios. Por ejemplo, en las primeras versiones del CFDI los campos de Dirección y Nombre del Contribuyente eran obligatorios, sin embargo desde versiones anteriores se convirtieron en campos opcionales ya que esta información resulta innecesaria para el SAT.
Otros de los cambios que suelen darse entre versiones son las características que puede tener cada uno de los campos, lo cual implica características como el tipo de datos, mascara de entrada, obligatoriedad o la integración de listas.
En la última versión de CFDI 3.3, la inclusión de nuevas listas o catálogos predefinidos representan la mayor parte de los cambios. Lo que esto significa es que varios de los campos que normalmente podíamos llenar con números o palabras de forma abierta, ahora solo aceptarán introducir los valores exactos provenientes de un catálogo que el SAT ha definido a través del anexo 20.
Como ejemplo, el campo de moneda anteriormente era opcional y abierto, por lo cual las personas podían escribir valores tales como: Peso Mexicano, Moneda Nacional o PESO. Esta situación no permitía que el campo tuviera datos estándar, ya que al permitir la posibilidad de que el usuario introdujera el dato abiertamente generaba posibilidades infinitas de entradas, algunas incluso generadas por errores en la captura.
Por esta razón y con la finalidad de poder generar un dato estandarizado que pudiera ser utilizado en el análisis de datos, el SAT optó por generar un catálogo de monedas que utiliza las denominaciones ISO (International OrganizationforStandardization). De esta forma, los usuarios ahora deberán ingresar por ejemplo MXN para pesos mexicanos o USD para dólar americano.
Los catálogos incorporados en la versión 3.3 son:
Otros cambios en esta versión incluyen:
- Incorporación del complemento para la Recepción de Pagos y seguir el nuevo Esquema de Cancelación.
- Establecimiento de nuevos patrones para el registro de valores que mejoran la consistencia de la información obtenida.
- Verificación del RFC del receptor previo a la validación de los CFDI.
- Se prohíben los montos negativos y conceptos con valor igual a 0.
- Requerimiento de confirmación cuando los importes sean altos o cuando los rangos de tipo de cambio se encuentren fuera de rango.
- Se incorporan nuevos tipos de comprobantes a través de un catálogo que incluye: Ingreso. Egreso, Traslado, Nómina y Pago.
- Se invierten la lista de valores entre los campos Método de Pago y Forma de Pago.
- Se incluye un campo con un catálogo sobre el tipo de uso que le dará el receptor al CFDI.
- Se adiciona un campo que establece una clave de servicio o producto para cada concepto dentro del CFDI. Este campo debe de utilizar la clave correspondiente al concepto establecida en el catálogo desarrollado por el SAT el cual incluye a esta fecha cerca de 53,000 opciones.
¿Cómo afecta a mi empresa?
Desde que entro en vigor la implementación de la factura electrónica a través del CFD las empresas se vieron en la necesidad de adecuar y modificar sus aplicaciones y procesos con la finalidad de cumplir, y la realidad es que al principio las dudas fueron tantas que hubo muchos que sacaron raja de esta situación ofreciendo soluciones muy costosas.
Las actualizaciones, ajustes e implementaciones en el área de sistemas fueron indispensables para los contribuyentes, sin embargo, hay que considerar que muchos de sus procesos también requirieron adecuaciones.
Lo anterior ha sido muy costoso para personas físicas y morales, pero además esta situación no termina aquí pues prácticamente cada año se han presentado cambios que requieren de la aplicación de más recursos.
A la empresa le afectan:
- Cambios en la sintaxis y estructura de los CFDI ante cambios de versión.
- Modificación de los datos requeridos en el CFDI.
- Cambio en las disposiciones sobre el tratamiento de comprobantes con parcialidades o cancelación.
A la empresa le implica costos por conceptos tales como:
- Actualización, adecuación o migración de sistemas contables y administrativos.
- Consultoría y Asesoría externa para temas fiscales, contables y de tecnologías de la información.
- Cambios en procesos operativos
- Cambios en infraestructura de TI
- Capacitación de personal
- Cambios en políticas de cobranza y pago a proveedores.
La falta en el cumplimiento de las disposiciones de la factura electrónica invalidan sus comprobantes fiscales, y por tanto no cumplirlas afecta a un contribuyente de muchas formas. Solo por mencionar una, la autoridad puede suspender o cancelar el sello digital de la empresa, con lo cual puede impedirle realizar operaciones de venta al no tener la posibilidad de emitir CFDI.
