La mayoría de las empresas, sin importar su tamaño, se ven eventualmente en la necesidad de buscar reducciones de sus costos, aunque por lo regular lo dejan hasta el momento en que enfrentan tiempos difíciles. Lo cual es un error, ya que lo mejor es establecer políticas de revisión de gastos con una periodicidad establecida, de forma que siempre se traten de optimizar los recursos erogados por la empresa.
El análisis de gastos puede ser realizado a muchos niveles. Éstos dependen de las características de la empresa y los procesos operativos de la misma.
En algunos casos, la intervención de un consultor externo puede ser de beneficio para llevar a cabo esta actividad, sobre todo tomando en cuenta que pueden llegar a ofrecer una visión más objetiva.
Existen otro tipo de situaciones que pueden ser más sencillas y que la empresa puede aplicar directamente con la finalidad de encontrar recortes de costos. A continuación damos 3 prácticos consejos que se han identificado y que pueden ser aplicados por la mayoría de las empresas:
Revisión de las condiciones y costos de los servicios o productos de los proveedores recurrentes:
Por los regular los costos que afectan la producción suelen estar bien monitoreados y se conocen bien las condiciones y precios de mercado. Sin embargo, para la mayoría de los costos indirectos, las empresas suelen compararlos únicamente al momento de la contratación y rara vez vuelven a revisar si las condiciones del mercado han cambiado.
Algunos de los rubros que se deben revisar, ya que suelen ser constantes en la empresa, son los siguientes:
- Servicios de telefonía e internet
- Servicios de limpieza
- Consumibles de impresión
- Artículos de limpieza
- Servicios de transporte
- Papelería
- Servicios de luz y agua
- Servicios de vigilancia
¿Como debemos revisarlos?
- Identificar el consumo promedio y el costo asociado de cada servicio: Se puede calcular esto con la información del último año, y además revisar si hay tendencias o periodos con comportamientos anormales.
- Revisar a detalle los conceptos que incluye cada servicio: Poner atención en los conceptos que se facturan a la empresa y valorar si son productos o servicios que realmente necesitamos, pero también identificar cuales son los que mayor costo tienen para asegurarnos que se utilicen de forma óptima.
- Comparar los costos contra otros proveedores: Obtener la información de al menos 3 proveedores para comparar si los costos y condiciones que se pagan son los más adecuados para nuestra empresa.
Con esta información, la empresa tendrá la oportunidad de identificar si se paga de forma recurrente un costo mayor al que el mercado puede ofrecer, o en muchos casos, elegir planes o contratos que se ajusten a las necesidades reales de la empresa.
Se observa con frecuencia, por ejemplo, que algunas empresas pagan planes de telefonía celular para sus puestos directivos o personal de confianza con una cantidad de minutos incluidos muy alta, esto con la idea de evitar que existieran costos adicionales. Sin embargo, la realidad es que el consumo real estaba muy por debajo del plan contratado, por lo cual se paga un sobreprecios que podían alcanzar hasta un 30%.
Rentar versus comprar:
Otra forma de ahorrar es identificando el tipo de productos que podemos rentar y buscar las mejores condiciones de acuerdo al historial de consumos de la empresa. La empresa no requiere invertir en la adquisición de activos, solo necesita tener contar con ciertos servicios sin importar de quien sea la propiedad.
El ejemplo más claro para este tipo de servicios es el de impresión. Las empresas requieren imprimir, y por lo general muchas compran impresoras y adquieren los insumos conforme los requieren. Pero en la actualidad, existen empresas que ofrecen servicios integrales de impresión que incluyen equipos en comodato a cambio de la compra periódica de los insumos para impresión bajo un contrato de prestación de servicios.
Los principales servicios que podemos obtener por medio de renta son los siguientes:
- Programas de cómputo bajo el esquema SaaS (Software as a Service)
- Servicios de impresión
- Servicios de Equipo de transporte
- Servicios de cafetería
- Servicios de limpieza
- Servicios de telefonía y comunicación
Renovación de activos de operación viejos y adopción de nuevas tecnologías:
Muchas empresas tratan de mantener sus activos en funcionamiento el mayor tiempo posible, evitando su reemplazo mientras se puedan mantener operando de alguna u otra forma. Sin embargo, esta situación no siempre implica obtener un ahorro verdadero.
Para muchos casos, el uso de tecnologías más modernas permite alcanzar ahorros considerables a través del uso eficiente de insumos. Pero el ahorro no queda solo en esta situación, ya que además en muchos casos se ahorra tiempo en evitar percances por reparaciones o simplemente obtenemos mayor eficiencia a través de activos más modernos.
Por poner algunos ejemplos, podemos encontrar impresoras que utilizan menos consumibles y más baratos, lámparas tipo led que reducen el consumo incluso en comparación con las “lámparas ahorradoras” (flourecentes) o electrodomésticos de bajo consumo.
La inversión en reemplazar lámparas incandescentes por lamparas led o cambiar el viejo refrigerador pueden muchas veces recuperarse en poco más de un año.
Cual es el tipo de activos que podemos reemplazar:
- Luminaria
- Aparatos electrónicos
- Equipo de cómputo
- Equipo de impresión y copiado
- Equipo de transporte
- Software
Estos son solo 3 recomendaciones para aprovechar muchos más los recursos de tu empresa, sin duda tu identificarás otros al realizar una revisión de gastos para optimizar la economía de ésta.
